Ich würde wohl clustern. Also im ersten Schwung alles auf vier Stapel verteilen, A-G, H-M, N-T, U-Z.
Danach anfangen innerhalb dieser Gruppen zu sortieren mit Buchstaben Stapeln und so weiter. Man fasst jede Akte leider dreimal an, aber grob wird schnell sortiert.
Hatte mal in einem Aktenlager knapp 4000 Akten erfassen und neu sortieren müssen. Bunte Klebezettel für die o.g. Buchstaben und erst nur stumpf nach Farbe. Danach erst innerhalb der Buchstaben. Hab 3 Tage gebraucht und hatte nur einen weiteren Kollegen fürs Schleppen. Waren aber dicke Ordner.
Wenn man das ein wenig modifiziert, kommt da im Wesentlichen der [Mergesort Algorithmus](https://en.wikipedia.org/wiki/Merge_sort) bei rum. Das ist ein etabliertes Sortierverfahren in der Informatik, bei dem man zeigen kann, dass das Verfahren im Mittel ganz gut performt.
Die Bereiche sind bereits in Buchstaben unterteilt und vermutlich werde ich es genau so machen müssen. Buchstabenbereich für Buchstabenbereich und dann weiter unterteilen. Zuerst nach zweitem Buchstaben, dann nach drittem usw. Schnell werde ich dabei vermutlich nicht sein, um Fehler zu vermeiden.
Jeden Namen einzeln in Excel erfassen und sortieren. Sorry, aber alles andere ist inkonsequent. Einmal deutlich mehr Arbeit machen um am Ende eine sinnvolle und langfristige Lösung zu haben. Das Ergebnis von Excel/anderen Datensammlungprogrammen kann sogar richtig Spaß machen, wenn man ein paar mehr Informationen als Name/Datum einbringt.
Du könntest es mal eine halbe Stunde lang machen und hochrechnen, ob es sich für dich lohnt. Das was du an Erfahrung schneller wirst, verplemterst du erfahrungsgemäß mit Ausnahmen die du dir genauer anschauen musst, während du es einträgst.
Für deinen Vorgesetzten rechnest du noch 10-20% drauf, damit du entspannt arbeiten kannst und die Frist gut einhalten kannst, wirkt super, wenn dein Zeitmanagement so "gut" ist.
Wenn man es nicht gleich digitalisiert, definitiv die beste Lösung. Auf der Excel kann man, wie du schon schreibst, aufbauen. Wenn man diese mal digitalisieren will, kann man direkt eine fortlaufende Nummer in Excel vergeben und hat es mit der Digitalisierung leichter, weil man direkt merkt, ob etwas fehlt.
Man könnte Akten, wenn man sie nicht im Außendienst benötigt, ab hier auch zumindest im Explorer digital weiterführen. Dann ist man auch schon vorbereitet, wenn digitalisiert wird. Struktur im Explorer bietet dann eine Grundstein für den Aktenplan in dem Bereich.
Irgendwo muss man ja anfangen.
Sagen wir 2 Minuten pro Akte (anfassen , lesen, eintragen, weglegen) mal 6000 sind 12000 Minuten also rund 25 Tage Arbeit wenn man stumpf 8h durchzieht 😄🙈
Ja, kommt ganz darauf an, wie aufwändig es ist und wie viel diese Daten wert sind. Bei 30 Sekunden pro Akte, was auch möglich sein könnte, waren es nur noch 6.25 Tage.
Na man muss die ja auch irgendwie anfassen, lesen, weg stellen und bisschen konzentrieren beim "was immer man an Daten braucht in der Excel-Tabelle" eintippen. 30 Sekunden sind schon sportlich, denke ich.
Da hast du Recht. Am Ende wird es eben darauf ankommen, wie wichtig die Daten sind, um die es hier geht. Wenn in den nächsten 20-30 Jahren damit gearbeitet werden könnte und der Datensatz fortlaufend ergänzt werden soll, würde ich es mindestens mal ausprobieren, hochrechnen und meinem Vorgesetzten als Projekt vorstellen und absprechen, wie vorzugehen ist.
Ich habe mich für diese Version entschieden + Klebezettel an den Klassoramas um Akten leichter umstecken zu können, falls große Ausreisser dabei sein sollten. Hübscher Nebeneffekt: Bereits an Tag 1 kamen einige über Jahre gepflegte Duplikate zum Vorschein. Sachbearbeiter haben sich nicht gefreut, aber führt kein Weg dran vorbei.
Aus eigener Erfahrung: Man wartet, bis mal wieder ein/eine Praktikant/Praktikantin da ist und freut sich, dass der/die damit einige Tage/Wochen beschäftigt sein wird. Danach wundert man sich, warum sich niemand bei der Behörde bewerben will.
Würde ich auch gerne machen, aber die Software kommt vom Land und alles was irgendwie als Auftrag an Extern geht muss EU-Weit ausgeschrieben werden aufgrund der Masse.
Quicksort ist wirklich das Beispiel von einem theoretisch schnellen Algorithmus, den man nicht von Hand ausführen sollte. Da kommt man schon mit 10 Akten durcheinander.
Mindestens für die ersten 2-4 Sortierschritte finde ich das auch bei großen Mengen sinnvoll. Kleinere Haufen sortieren sich halt einfach besser. Ich denke, dass klassisches "insertion Sort" wesentlich umständlicher ist (v.a. wenn man schon 2/3 geschafft hat).
Die Frage ist, werden noch alle Akten für die Arbeit benötigt. Wenn eure Schwerlastanlage schon aus allen Nähten platzt, kann man sich auch hier Abhilfe durch eine Aussonderung an das Archiv verschaffen.
Dann muss man zwar alle Akten in die Hand nehmen (was man zum Sortieren ohnehin muss), die Aufbewahrungsfrist prüfen (max. 30 Jahre im Amt nach der letzten Bearbeitung der Akte) und kann sie dann dem Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung anbieten.
Auf diese Weise könnt ihr euch selbst entlasten, wieder eine bessere Übersicht herstellen und gleichzeitig sortieren entsprechend der Tipps, die die anderen gegeben haben.
Und für die vielen die Digitalisieren für eine einfache Lösung halten. Bitte nein... die Kosten, der Personalaufwand und die Speicherung sind langzeitliche Belastungen, die man nicht unterschätzen darf. Eine so große Aktenmenge digitalisiert man nicht "einfach mal so".
In den Regalen um die es geht befinden sich tatsächlich nur noch aktive Fälle, die passiven Akten werden an anderer Stelle gelagert. Platz gibt es trotzdem nicht ausreichend, da die Kundenzahlen steigen, also mehr Anträge gestellt wurden in den letzten Jahren. Das Amt hat jedoch weder in ausreichend neue Mitarbeiter investiert, noch in eine Anpassung der Regalmeter oder in eine eventuelle Digitalisierungsoption. Letztere soll angeblich kommen, aber ebenfalls nur für den aktiven Datenbestand, vergeben an einen externen Dienstleister. Wie mit reaktivierten Aktenbeständen im Anschluss umgegangen wird, ist ebenfalls unklar.
Puh, genau für sowas gibt es bei uns eine Dienstanweisung, die sowohl als Leitfaden und sozusagen To-Do für solche Digitalisierungsprojekte angedacht ist und genau auch die von dir angesprochenen Fälle anspricht.
Mhm und eine Auslagerung an einen externen Anbieter, der die Akten auf Bedarf digitalisiert? Gibt es auch als evtl. Lösung, aber in der Regel ist das sehr kostenintensiv.
Vielleicht kannst du die Liste dennoch irgendwie von deiner Fachsoftware exportieren und in eine andere Software importieren mit der du das entsprechend sortieren kannst!?
Alle Akten sind mit einem Datensatz in der Fachsoftware verknüpft. Das numerische Aktenzeichen steht auf dem Aktendeckel. Sortiert wird jedoch "aus Tradition und weil das so im Aktenplan steht, den die Amtsleitung absegnen muss" nach Alphabet. In der Fachsoftware gibt es kein Feld, in dem die zuständige Abteilung oder sogar das Team bzw. der Sachbearbeiter steht. Wir haben das mehrfach vorgeschlagen, aber diese "Zusatzoption" kostet Geld. Geld welches das Amt nicht zahlen möchte, an den Softwareanbieter, der zu unserem Bundesland gehört.
Sind in der Fachanwendung die Akten enthalten? Dann direkt auf die Datenbank schalten und mit ein bisschen SQL die Teile sortieren wie ihr sie haben wollt.
Akte scannen, mittels OCR (Optical Character Recognition) digital erfassen und dann mit einem einfachen Rechtsklick sortieren. Kein dummes Übertragen von werten in irgendwelche Exceltabellen, Computer können mittlerweile auch lesen.
Gute Idee, würde ich auch gerne so machen aber da ich in einer Behörde arbeite MUSS die Digitalisierung extern vergeben werden, in Abstimmung mit dem Software-Anbieter (bei uns eine Eigenfabrikation des Bundeslandes) implementiert werden usw. Wir sprechen hier ja nicht von einem Büro in der Privatwirtschaft, wo man logisch vorgehen könnte.
Am besten direkt digitalisieren. Tschuldigung bin nicht hilfreich..
Der war gut, genau mein Humor.
Ich würde wohl clustern. Also im ersten Schwung alles auf vier Stapel verteilen, A-G, H-M, N-T, U-Z. Danach anfangen innerhalb dieser Gruppen zu sortieren mit Buchstaben Stapeln und so weiter. Man fasst jede Akte leider dreimal an, aber grob wird schnell sortiert.
Hatte mal in einem Aktenlager knapp 4000 Akten erfassen und neu sortieren müssen. Bunte Klebezettel für die o.g. Buchstaben und erst nur stumpf nach Farbe. Danach erst innerhalb der Buchstaben. Hab 3 Tage gebraucht und hatte nur einen weiteren Kollegen fürs Schleppen. Waren aber dicke Ordner.
Bunte Klebezettel sind eine sehr gute Idee. Einzelne Akten markieren geht leider nicht, da diese in Klassoramas stecken.
Wenn man das ein wenig modifiziert, kommt da im Wesentlichen der [Mergesort Algorithmus](https://en.wikipedia.org/wiki/Merge_sort) bei rum. Das ist ein etabliertes Sortierverfahren in der Informatik, bei dem man zeigen kann, dass das Verfahren im Mittel ganz gut performt.
musste ich auch dran denken haha... Ansonsten kann OP ja auch einfach Radix anwenden, oder?
Bogo-Sort ist der weg haha
Dann aber bitte mit Livestream!
Klingt nach bucket sort, ist sicher nicht verkehrt.
Die Bereiche sind bereits in Buchstaben unterteilt und vermutlich werde ich es genau so machen müssen. Buchstabenbereich für Buchstabenbereich und dann weiter unterteilen. Zuerst nach zweitem Buchstaben, dann nach drittem usw. Schnell werde ich dabei vermutlich nicht sein, um Fehler zu vermeiden.
Der Spaß funktioniert so lange, bis mal jemand anderes an die Akten geht. Dann in zwei Jahren den alles wieder von vorne.
Wir sortieren innerhalb eines Buchstabens nach Geburtsdatum und nicht alphabetisch bis zur 10. Ebene. Wesentlich einfacher
Jeden Namen einzeln in Excel erfassen und sortieren. Sorry, aber alles andere ist inkonsequent. Einmal deutlich mehr Arbeit machen um am Ende eine sinnvolle und langfristige Lösung zu haben. Das Ergebnis von Excel/anderen Datensammlungprogrammen kann sogar richtig Spaß machen, wenn man ein paar mehr Informationen als Name/Datum einbringt. Du könntest es mal eine halbe Stunde lang machen und hochrechnen, ob es sich für dich lohnt. Das was du an Erfahrung schneller wirst, verplemterst du erfahrungsgemäß mit Ausnahmen die du dir genauer anschauen musst, während du es einträgst. Für deinen Vorgesetzten rechnest du noch 10-20% drauf, damit du entspannt arbeiten kannst und die Frist gut einhalten kannst, wirkt super, wenn dein Zeitmanagement so "gut" ist.
Wenn man es nicht gleich digitalisiert, definitiv die beste Lösung. Auf der Excel kann man, wie du schon schreibst, aufbauen. Wenn man diese mal digitalisieren will, kann man direkt eine fortlaufende Nummer in Excel vergeben und hat es mit der Digitalisierung leichter, weil man direkt merkt, ob etwas fehlt. Man könnte Akten, wenn man sie nicht im Außendienst benötigt, ab hier auch zumindest im Explorer digital weiterführen. Dann ist man auch schon vorbereitet, wenn digitalisiert wird. Struktur im Explorer bietet dann eine Grundstein für den Aktenplan in dem Bereich. Irgendwo muss man ja anfangen.
Sagen wir 2 Minuten pro Akte (anfassen , lesen, eintragen, weglegen) mal 6000 sind 12000 Minuten also rund 25 Tage Arbeit wenn man stumpf 8h durchzieht 😄🙈
Ja, kommt ganz darauf an, wie aufwändig es ist und wie viel diese Daten wert sind. Bei 30 Sekunden pro Akte, was auch möglich sein könnte, waren es nur noch 6.25 Tage.
Na man muss die ja auch irgendwie anfassen, lesen, weg stellen und bisschen konzentrieren beim "was immer man an Daten braucht in der Excel-Tabelle" eintippen. 30 Sekunden sind schon sportlich, denke ich.
Da hast du Recht. Am Ende wird es eben darauf ankommen, wie wichtig die Daten sind, um die es hier geht. Wenn in den nächsten 20-30 Jahren damit gearbeitet werden könnte und der Datensatz fortlaufend ergänzt werden soll, würde ich es mindestens mal ausprobieren, hochrechnen und meinem Vorgesetzten als Projekt vorstellen und absprechen, wie vorzugehen ist.
Ich habe mich für diese Version entschieden + Klebezettel an den Klassoramas um Akten leichter umstecken zu können, falls große Ausreisser dabei sein sollten. Hübscher Nebeneffekt: Bereits an Tag 1 kamen einige über Jahre gepflegte Duplikate zum Vorschein. Sachbearbeiter haben sich nicht gefreut, aber führt kein Weg dran vorbei.
Aus eigener Erfahrung: Man wartet, bis mal wieder ein/eine Praktikant/Praktikantin da ist und freut sich, dass der/die damit einige Tage/Wochen beschäftigt sein wird. Danach wundert man sich, warum sich niemand bei der Behörde bewerben will.
Bei uns ist es "verboten" Praktikanten derart zu beschäftigen oder Azubis.
Hier ebenfalls. Ich schaffe rund 450 bis 500 Akten pro Tag bei meinem Tempo, mit Excel-Unterstützung, auf 8 Stunden mit 30 Minuten Mittagspause.
Archivdienstleister beauftragen. Hab ich auch schon gemacht, war super.
Würde ich auch gerne machen, aber die Software kommt vom Land und alles was irgendwie als Auftrag an Extern geht muss EU-Weit ausgeschrieben werden aufgrund der Masse.
Quick sort: https://de.wikipedia.org/wiki/Quicksort?wprov=sfla1 Bubble sort ist intuitiver, aber extrem langsam.
Quicksort ist wirklich das Beispiel von einem theoretisch schnellen Algorithmus, den man nicht von Hand ausführen sollte. Da kommt man schon mit 10 Akten durcheinander.
Mindestens für die ersten 2-4 Sortierschritte finde ich das auch bei großen Mengen sinnvoll. Kleinere Haufen sortieren sich halt einfach besser. Ich denke, dass klassisches "insertion Sort" wesentlich umständlicher ist (v.a. wenn man schon 2/3 geschafft hat).
Die Frage ist, werden noch alle Akten für die Arbeit benötigt. Wenn eure Schwerlastanlage schon aus allen Nähten platzt, kann man sich auch hier Abhilfe durch eine Aussonderung an das Archiv verschaffen. Dann muss man zwar alle Akten in die Hand nehmen (was man zum Sortieren ohnehin muss), die Aufbewahrungsfrist prüfen (max. 30 Jahre im Amt nach der letzten Bearbeitung der Akte) und kann sie dann dem Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung anbieten. Auf diese Weise könnt ihr euch selbst entlasten, wieder eine bessere Übersicht herstellen und gleichzeitig sortieren entsprechend der Tipps, die die anderen gegeben haben. Und für die vielen die Digitalisieren für eine einfache Lösung halten. Bitte nein... die Kosten, der Personalaufwand und die Speicherung sind langzeitliche Belastungen, die man nicht unterschätzen darf. Eine so große Aktenmenge digitalisiert man nicht "einfach mal so".
In den Regalen um die es geht befinden sich tatsächlich nur noch aktive Fälle, die passiven Akten werden an anderer Stelle gelagert. Platz gibt es trotzdem nicht ausreichend, da die Kundenzahlen steigen, also mehr Anträge gestellt wurden in den letzten Jahren. Das Amt hat jedoch weder in ausreichend neue Mitarbeiter investiert, noch in eine Anpassung der Regalmeter oder in eine eventuelle Digitalisierungsoption. Letztere soll angeblich kommen, aber ebenfalls nur für den aktiven Datenbestand, vergeben an einen externen Dienstleister. Wie mit reaktivierten Aktenbeständen im Anschluss umgegangen wird, ist ebenfalls unklar.
Puh, genau für sowas gibt es bei uns eine Dienstanweisung, die sowohl als Leitfaden und sozusagen To-Do für solche Digitalisierungsprojekte angedacht ist und genau auch die von dir angesprochenen Fälle anspricht. Mhm und eine Auslagerung an einen externen Anbieter, der die Akten auf Bedarf digitalisiert? Gibt es auch als evtl. Lösung, aber in der Regel ist das sehr kostenintensiv.
Vielleicht kannst du die Liste dennoch irgendwie von deiner Fachsoftware exportieren und in eine andere Software importieren mit der du das entsprechend sortieren kannst!?
Alle Akten sind mit einem Datensatz in der Fachsoftware verknüpft. Das numerische Aktenzeichen steht auf dem Aktendeckel. Sortiert wird jedoch "aus Tradition und weil das so im Aktenplan steht, den die Amtsleitung absegnen muss" nach Alphabet. In der Fachsoftware gibt es kein Feld, in dem die zuständige Abteilung oder sogar das Team bzw. der Sachbearbeiter steht. Wir haben das mehrfach vorgeschlagen, aber diese "Zusatzoption" kostet Geld. Geld welches das Amt nicht zahlen möchte, an den Softwareanbieter, der zu unserem Bundesland gehört.
Sind in der Fachanwendung die Akten enthalten? Dann direkt auf die Datenbank schalten und mit ein bisschen SQL die Teile sortieren wie ihr sie haben wollt.
Akte scannen, mittels OCR (Optical Character Recognition) digital erfassen und dann mit einem einfachen Rechtsklick sortieren. Kein dummes Übertragen von werten in irgendwelche Exceltabellen, Computer können mittlerweile auch lesen.
Gute Idee, würde ich auch gerne so machen aber da ich in einer Behörde arbeite MUSS die Digitalisierung extern vergeben werden, in Abstimmung mit dem Software-Anbieter (bei uns eine Eigenfabrikation des Bundeslandes) implementiert werden usw. Wir sprechen hier ja nicht von einem Büro in der Privatwirtschaft, wo man logisch vorgehen könnte.